Inzichten in bedrijfsprocessen
Ciphix business design workshops leveren waardevolle inzichten op voor leverancier van prefab betonelementen
Klanten efficiënter onboarden
Voorbij Prefab in Amsterdam maakt prefab betonnen elementen voor nieuwbouwwoningen die worden gebruikt in grote nieuwbouwprojecten. Het bedrijf is onderdeel van TBI, een van de grootste bouwbedrijven van Nederland. Om de dienstverlening verder uit te breiden besloot Voorbij Prefab om de kozijnen in de prefab betonelementen voor woningen op de fabriekslocatie te gaan plaatsen. Voorheen gebeurde dit op de bouwplaats. Om te zorgen dat de juiste kozijnen in de juiste betonelementen terechtkwamen en dat ze makkelijk terug te vinden waren, was meer inzicht in dit proces nodig. Ciphix verzorgde, naast het leveren van softwareoplossingen, verschillende workshops op maat en organiseerde drie business design sessies. Deze leverden waardevolle inzichten op en vormden de basis voor het verbeteren van dit proces.
- Meer inzicht in bedrijfsprocessen
Om het proces zo efficiënter te maken. - Kozijnen makkelijker lokaliseren
Zodat er tijd wordt bespaard. - De juiste kozijn in het juiste betonelement
Waardoor minder middelen worden verspild.
Uitdaging: Lokaliseren en inspecteren van kozijnen
Toen Voorbij Prefab ervoor koos om de kozijnen vooraf te installeren in hun betonnen elementen op het fabrieksterrein, liepen ze tegen een aantal problemen op. Ten eerste was het niet duidelijk waar de kozijnen zich op hun terrein bevonden. Deze worden door externe partijen geleverd en vervolgens op locatie geplaatst. Omdat dit geen gestroomlijnd logistiek proces was en de locatie van de kozijnen niet werd bijgehouden, was het soms onduidelijk of een kozijn wel of niet geleverd was, of simpelweg onvindbaar was.
Daarnaast was het niet altijd duidelijk welk type kozijn bij welk betonelement hoorde. Hierdoor werden kozijnen soms verkeerd geplaatst in de betonelementen. Bovendien raakten sommige kozijnen beschadigd. Het was dan onbekend of de schade op de bouwplaats van Voorbij Prefab was ontstaan of dat de kozijnen beschadigd waren geleverd.
Meer over deze sector:
Applicatie voor het lokaliseren van kozijnen
Voorbij Prefab wilde dit proces verbeteren en deze problemen oplossen. Daarom namen ze contact op met Ciphix. Twee jaar geleden voerde Ciphix het project ‘Flapp’ uit bij Voorbij Prefab. Zij ontwikkelden een applicatie die de metalen frames (flats) kon lokaliseren waarop betonelementen naar de bouwplaats worden getransporteerd. Met een vergelijkbaar probleem werd Ciphix opnieuw ingeschakeld.
Oplossing: start met business design workshops
Jan Boekel, scrum master bij Ciphix: “Door ons vorige project bij Voorbij Prefab kenden we elkaar al goed en hadden we een fijne samenwerking. We weten echter dat bij elk nieuw project het voortraject essentieel is. Daarom begonnen we met de basis: business design workshops.
Drie online workshops
Ciphix organiseerde drie workshops. Deelnemers waren onder andere de productiemanager, de werkvoorbereider en planner van Voorbij Prefab en drie mensen van Ciphix.
Tijdens de eerste workshop werd elke stap van het proces rondom de levering van de kozijnen exact in kaart gebracht. Hiervoor werd een Mirobord gebruikt, waarmee bedrijfsprocessen heel eenvoudig zijn uit te tekenen. In de tweede en derde workshop werden ook de impact van het probleem en de gevolgen van het al dan niet automatiseren van het proces nauwkeurig geanalyseerd.
De workshops leverden een aantal belangrijke resultaten op. Door het huidige proces stap voor stap in kaart te brengen, kreeg Voorbij Prefab al meer inzicht in hoe ze het proces rondom de levering van kozijnen minder foutgevoelig, beter beheersbaar en transparanter konden maken. Maar eerst moest er een belangrijke beslissing genomen worden over het wel of niet integreren van de functionaliteit voor kozijnen in de bestaande applicatie.
Jan: “Dankzij de business design workshops kwamen we erachter dat TBI het proces van het leveren van de kozijnen en betonelementen in de toekomst wellicht verder zou willen integreren. Hierdoor leek het logisch om de functionaliteit binnen één applicatie te bouwen. Bovendien ontdekten we dat de medewerkers die de kozijnen monteren soms ook in ‘Flapp’ werken en daarom liever niet van app wisselen. Daarom adviseerden we om de functionaliteit voor het scannen van de kozijnen te integreren in de bestaande applicatie. Dat was voor ons iets lastiger te bouwen, maar voor de medewerkers een stuk gebruiksvriendelijker.”
Voorbij Prefab over de digitale oplossing voor het managen van het logistieke proces
Alle data gebundeld op één plek
Het grootste voordeel van de vernieuwde ‘Flapp’ applicatie, een resultaat van de bevindingen van de business design workshops, is dat alle gegevens voor zowel de betonelementen als de kozijnen nu op één plek gebundeld zijn. Het hele proces van het tekenen van de frames tot de levering en installatie in de betonelementen wordt nu gevolgd. Alle informatie zoals de locatie en het serienummer van de frames en betonelementen wordt vastgelegd en kan eenvoudig worden geraadpleegd. Medewerkers kunnen daardoor sneller reageren op een levering met te veel of te weinig kozijnen en direct actie ondernemen bij gemelde schade aan de kozijnen.
Omdat Ciphix verder kijkt dan alleen het bouwen van een applicatie en ervan overtuigd is dat de kern van een probleem niet altijd in een applicatie te vangen is, maar soms ook in een ander intern proces of nieuwe afspraken met een leverancier, zijn er een aantal wijzigingen in het proces doorgevoerd. De afspraken met leveranciers zijn bijvoorbeeld gestroomlijnd dankzij de workshops. Voortaan moeten ze altijd een leverbon sturen, zodat duidelijk is welke frames wanneer geleverd worden.
Belang workshops bedrijfsinrichting
Lisa Rooijakkers, productiemanager bij Voorbij Prefab: “Ciphix kijkt naar het complete proces en heeft ons prima geadviseerd in dit traject. Doordat ze zoveel aandacht aan het voortraject hebben besteed, kunnen ze nu snel en gericht oplossingen ontwikkelen.”
Jan: “Wij hebben in de loop der jaren geleerd dat als je in het voortraject alle essentiële informatie volledig in kaart brengt, je daar later in het proces profijt van hebt en veel problemen voorkomt. Door hier in het voortraject voldoende tijd aan te besteden, zorgen we ervoor dat we vanaf de eerste dag van het daadwerkelijke project gefocust en goed voorbereid van start gaan. De klant bespaart daarmee kosten omdat we geen onnodige functionaliteit bouwen. Wat ons betreft is het starten van een automatiseringsproject met business design workshops een absolute vereiste voor het succesvol bouwen van applicaties.”
Gerelateerd:
- Alle data gebundeld in één app
Door inzichten toe te passen uit business design workshops. - Gebruiksvriendelijke datainvoer
Door nieuwe functionaliteit toe te voegen binnen de bestaande app. - Efficiënt app bouwen
Door in het voortraject de juiste informatie te verzamelen.
Wij helpen je verder!
Op zoek naar een partner die jouw organisatie begrijpt en dit vertaalt naar digitale oplossingen met resultaat?
Discover
Define
Design
Do
