Automatiseren van de verwerking van urenadministratie

Een HR-dienstverlener die klanten voorziet van tijdelijke medewerkers stond voor de opdracht het data entry proces van de urenregistratie te automatiseren. Dit betreft een tijdrovend en in hoge mate repetitief proces. Bij uitstek geschikt dus om te automatiseren met een RPA-oplossing van Ciphix.

Implementatietijd: 2 weken

VOOR WIE?

Organisaties die regelmatig en veelvuldig te maken hebben met de verwerking en verificatie van urenregistraties van (flexibele) medewerkers.

“Het dagelijks terugkerende proces van het ophalen van urenstaten en het verwerken in Navision om vervolgens te matchen met de factuur van de klant wordt volledig geautomatiseerd. Hiermee bespaart de organisatie erg veel tijd. – Douwe Schravesande”

weken implementatietijd

maanden tot ROI

HET PROBLEEM

Repetitieve handelingen die een HR dienstverlener 3,5 minuut tijd kosten

De HR-dienstverlener diende voor een specifieke klant dagelijks lijsten met uren van medewerkers op te halen uit een webportal om deze vervolgens in Microsoft Navision in te voeren. De webportal was van de inlenende organisatie, Navision draait bij de HR-dienstverlener. Het ophalen van data gebeurde door het downloaden van een PDF, die geopend moest worden. Vervolgens konden medewerkers de data van de gedetacheerde collega’s verifiëren. Denk aan de weeknummers, het personeelsnummer, de naam en de urenregels. Tevens diende men te controleren of de opgegeven uren ‘regulier’ waren.

Ten slotte moesten de uiteindelijke uren worden weggeschreven in het ERP- en boekhoudpakket. De juiste flexibele medewerker wordt gevonden aan de hand van voor en achternaam; als er meer dan één resultaat komt, wordt het juiste project erbij gezocht. Aan het eind van het proces worden bedragen en factuurnummers weer teruggekoppeld met de webportal van de klant, zodat de factuur die verzonden wordt overeenkomt met de opgegeven uren. Het gaat om zo’n 400 items per maand, waarbij één item een urenlijst is van één persoon per week. Gemiddeld namen deze repetitieve en saaie handelingen 3,5 minuten in beslag; tijd die de HR-dienstverlener wel anders kon besteden.

ONZE OPLOSSING

Een digitale medewerker die middels RPA-technologie de beschreven processtappen automatisch afhandelt

Ciphix ontwikkelde een digitale medewerker met RPA-technologie die de beschreven processtappen automatisch afhandelt. Hiertoe heeft Ciphix goed gekeken naar de processtappen die de medewerker bij de handmatige verwerking doorloopt. Welke data uit de PDF heb je nodig? Welke schermen moet je openen om op de juiste positie te komen in Navision? En hoe integreer je vervolgens databron en eindbestemming met elkaar? Deze stappen zijn met de UiPath RPA-technologie volledig geautomatiseerd.

Ciphix had voor deze HR-dienstverlener al eerder de processtappen rondom Navision geautomatiseerd. Voor deze specifieke use case volstond dan ook het extraheren van data uit de webportal en PDF van de klant en de koppeling met de financiële omgeving van de dienstverlener. Dit is een belangrijk voordeel: een groot deel van deze digitale medewerker is dus al ontwikkeld, wat de doorlooptijd aanzienlijk verkort. Die was uiteindelijk slechts 2 weken. En dat geldt uiteraard voor iedere nieuwe klant die op deze manier wordt ontsloten.

APPLIED TECHNOLOGIES