RPA voor betere efficiëntie
Een van de toonaangevende energiebedrijven van Europa, Vattenfall, gebruikt Robotic Process Automation (RPA) om operationele efficiëntie te creëren en het bedrijf te ondersteunen bij het werken aan zijn missie van fossielvrije levensstijl binnen één generatie.
Vattenfall bouwt RPA-services en Robotics Centre of Excellence uit
Robotic Process Automation (RPA) bij Vattenfall begon als een initiatieven vanuit de basis, aangezien veel bedrijfsonderdelen binnen Vattenfall de mogelijkheden van automatiseringstechnologieën begonnen te verkennen. In 2018 was de Vattenfall Heat-afdeling de eerste die experimenteerde met RPA door software-robots in te zetten om eenvoudige processen te automatiseren en dagelijkse taken te optimaliseren. Samen met het Vattenfall IT-team en het externe implementatiebedrijf Ciphix, was de Heat-afdeling in staat de software-robots te integreren in de native Vattenfall-systemen.
Het succes van de business case binnen Heat werd gedeeld via verschillende forums om collega’s te inspireren en te laten zien hoe krachtig deze technologieën konden zijn. Naarmate het nieuws zich verspreidde, ontdekte het IT-team dat er steeds meer vraag naar automatisering was binnen de organisatie. Door de groeiende aanvragen en belangstelling voor RPA binnen het bedrijf, richtte Vattenfall IT RPA-diensten op om deze verzoeken op een gestroomlijnde manier te faciliteren.
Toen het Vattenfall IT-team de RPA-diensten verder ontwikkelde, creëerden ze een ‘Robotics Filter,’ een hulpmiddel om te evalueren welke processen het meest geschikt waren voor RPA. Dit leidde tot een productieve dialoog binnen Vattenfall die hielp de bekendheid van deze innovatieve technologieën te vergroten.
Met ondersteuning van externe IT-implementatiepartners richtte Vattenfall IT vervolgens hun eigen Robotics Centre of Excellence (CoE) op, waarmee ze de robotica- en automatiseringsactiviteiten op een efficiënte manier konden opschalen.
- Bespaarde kosten
≈ 6 miljoen euro - Meerdere afdelingen
Meerdere bedrijfsonderdelen betrokken bij automatisering - Tijd bespaard
100.000+ uur
Vattenfall bouwt RPA-platform en schaalt het uit
In de vroege dagen van het Vattenfall Robotics Centre of Excellence (CoE) lag de nadruk vooral op de bestaande behoeften van het bedrijf – vooral repetitieve, stabiele processen met gestructureerde gegevens die gemakkelijk beschikbaar waren. Zodra deze werden aangepakt, begon het CoE andere processen te analyseren en de mogelijkheden van RPA binnen Vattenfall te tonen. Het team richtte zich meer op processen met op regels gebaseerde beslissingen en minimale uitzonderingen, met de bedoeling de rol van de menselijke werknemer in het proces te vereenvoudigen.
Naarmate er meer projecten werden gelanceerd, definieerde het Vattenfall CoE de volgende criteria om te bepalen welke processen in aanmerking zouden komen voor robotautomatisering:
- Repetitief met een hoog procesvolume
- Op regels gebaseerd met minimale menselijke tussenkomst voor beslissingen
- Hoog niveau van standaardisatie met weinig uitzonderingen en aanpassingen
- Gebruik van gestructureerde, elektronisch beschikbare gegevens
Zodra de processen waren geïdentificeerd, kon het IT-CoE bepalen welk niveau van ondersteuning (indien nodig) zou worden vereist van hun externe implementatiepartners in Nederland, Duitsland en Zweden. Om alle RPA-initiatieven van begin tot eind te centraliseren en te beheren, begon het CoE het UiPath-platform te gebruiken.
Zo werd het Robotics Platform binnen Vattenfall geboren. Het platform groeide snel tussen 2018 en 2022 en ondersteunt momenteel acht bedrijfsonderdelen. Volgens de systeembeheerder van het RPA-platform, Peer Fiedler, “RPA is hier om te blijven. Het automatiseringspotentieel in bedrijven zoals het onze is enorm en groeit elk jaar. Daarom zien we deze technologie als een belangrijk hulpmiddel om de overstap naar meer geïntegreerde software-oplossingen te maken.”
Medewerkers werken samen met RPA-robots voor efficiëntie
Vandaag de dag werken menselijke medewerkers binnen Vattenfall regelmatig samen met de software-robots – er zijn Bot Owners binnen de bedrijfsonderdelen die de RPA-activiteiten beheren en toezicht houden. Frank Wichmann, Teamleider in de Procurement Steering-afdeling in Berlijn, zei: “Dagelijks terugkerende processen worden uitgevoerd door de RPA-bot. Dit geeft mijn collega’s meer tijd voor andere processen, waarbij hun specialistische kennis effectiever kan worden ingezet.”
Missiegerichte automatiseringsgebruikscases
Hoewel veel van de procesautomatisering is ontworpen om tijd en/of geld te besparen, kunnen dit soort projecten ook direct bijdragen aan het helpen van het bedrijf om zijn missie te bereiken. Bijvoorbeeld, in de Vattenfall E-mobiliteit-gebruikscase werd een robot ontworpen om de plaatsing van nieuwe laadstations voor elektrische auto’s in heel Nederland aan te vragen. Dit stelde het E-mobiliteitsteam in staat om:
- Het aantal verwerkte aanvragen te verhogen
- Alle laadstations te installeren met minder operationele belasting
- ±500 uur vrij te maken van de medewerkers die het proces handmatig uitvoerden
- Voldoen aan de verplichting van Vattenfall
- 8 bedrijfseenheden
geautomatiseerd tot nu toe - 40-50%
Interne automatiseringsbewustwording - 75
Geautomatiseerde processen - 120.000 uur
Geschatte (netto) tijdsbesparing - €2 miljoen
Geïnvesteerd
Stappen in het aanvraag- en rapportageproces
Stap 1
Ingevoerde gegevens worden verstrekt in een Excel-document door de business
Stap 2
Het Excel-document met de ingevoerde gegevens is gereed
Stap 3
Het formulier voor nieuwe locatieaanvragen wordt ingevuld
Stap 4
Rapport van verwerkte aanvragen
Hoewel het een relatief eenvoudig proces is, vereiste het tijd, moeite en opvolging van het E-mobiliteitsteam. Door een robot te integreren, is het team in staat om het benodigde werk efficiënter uit te voeren en Vattenfall te ondersteunen bij het nastreven van zijn missie van fossielvrije levensstijl binnen één generatie.
Tijds- en kostenbesparing:
Tijdsbesparing per jaar: 400 uur
Kostenbesparing per jaar: €17.000
Foutreductie: €1.056
Kwalitatieve voordelen:
- Voldoen aan de resultaatverplichting
- Verminderde doorlooptijd van de aanvraagprocessen
- Verhoogd aantal verwerkte aanvragen
- Medewerkers kunnen meer tijd besteden aan complexere aanvraaggevallen
- ROI bereikt in ± 23-24 maanden
Marleen, RPA-ontwikkelaar bij Ciphix die de implementatie ondersteunde, zei: “Binnen de E-Mobiliteit-afdeling bespaart Vattenfall ±400 uur per jaar door het MijnConnection-proces te robotiseren. De E-mobiliteit-afdeling had een verplichting richting een van hun leveranciers voor de installatie van laadstations. Voorheen vroegen het Vattenfall-team deze handmatig aan. Sinds de implementatie van een software-robot wordt het proces 7 keer sneller uitgevoerd. Hoe gaaf is het dat een robot als deze kan bijdragen (zelfs als het maar op een kleine manier is) aan een groenere en duurzamere wereld!”
Andere voorbeelden van hoe software-robots een impact hebben gehad op belangrijke processen binnen het bedrijf zijn onder andere:
- Het aanmaken van inkoopaanvragen en inkooporders (Inkoop)
- Het controleren en goedkeuren van e-facturen (Financiën)
- Het verwerken van documenten voor afvalbeheer en het opstellen van een afvalbalansrapport (Bedrijfsvoering)
- Het uitwisselen van voorraadniveaus / beheer van magazijnvoorraad (Bedrijfsvoering)
- Onderhoudsprotocol in SAP inclusief archivering (Veldoperatie)
- Extractie, standaardisatie en migratie van metadata-classificatie (Documentbeheer)
- Geautomatiseerde upload van certificering door derden (Documentbeheer)
Vattenfall's RPA traject
Naarmate automatisering binnen Vattenfall opschaalt, gebeurt dit natuurlijk door de nieuwsgierigheid en initiatieven van medewerkers. Medewerkers zijn geïnteresseerd in de mogelijkheden van automatisering via platforms zoals het Microsoft Power Platform. Betrokkenheid van medewerkers en bewustzijn van succesvolle gebruikscases zijn belangrijke drijfveren voor de ambitie van Vattenfall om de technologische horizon binnen het IT-team verder uit te breiden.
Parallel hieraan herzien de Vattenfall IT-teams continu hun operationele handleiding en werken ze aan het ontwikkelen van hun capaciteiten, zodat het CoE (Centre of Excellence) nog onafhankelijker kan worden van externe implementatiepartners.
Het Vattenfall CoE organiseert vaak ‘Build Your Own Bot’-workshops, gericht op citizen development, om teams verder op te leiden en te versterken, zodat ze RPA en andere automatiseringstechnologieën zoals Kunstmatige Intelligentie kunnen verkennen. Vattenfall heeft ook een informeel forum gecreëerd om in contact te komen met andere multinationale bedrijven, om gebruikscases en automatiseringsinzichten te delen.
De automatiseringsreis binnen Vattenfall is in de afgelopen jaren geëvolueerd van voornamelijk handmatig werk (geen robots) naar Robotics Process Automation en kijkt nu uit naar een toekomst gevuld met kunstmatige intelligentie en Hyperautomation. Het IT CoE zal zich blijven ontwikkelen en hun vermogen verbeteren om complexe, op regels gebaseerde processen met veel uitzonderingen te behandelen. Ze zullen op zoek gaan naar kansen om kosten te verlagen, middelen te besparen en waardevolle procesinzichten voor het bedrijf te genereren.
Volgens Michael Gessner, hoofd van het Robotics CoE binnen IT bij Vattenfall, staat het Robotics Platform pas aan het begin. Michael gelooft dat er veel mogelijkheden zijn om de automatiseringsactiviteiten bij Vattenfall uit te breiden. Hij is van mening dat het introduceren van intelligente procesautomatisering een betekenisvolle impact zal hebben op de manier van werken binnen alle bedrijfseenheden en nog meer tijd en middelen zal besparen.
Het Robotics Platform zal bijvoorbeeld beginnen met het verkennen van manieren om teams zoals Human Resources te ondersteunen, zodat zij hun administratieve werk kunnen optimaliseren en zich meer kunnen richten op strategisch talentmanagement. Software-robots (of ‘digitale medewerkers’) kunnen veel routinematige HR-taken snel, efficiënt en nauwkeurig beheren. Op deze manier kunnen de menselijke HR-medewerkers meer tijd besteden aan het ondersteunen van de medewerkers binnen Vattenfall.
Het Robotics Platform maakt deel uit van Vattenfall’s bredere reis naar digitalisering van alle bedrijfsactiviteiten. Het bedrijf gelooft dat digitalisering essentieel is voor het versnellen van de missie van Vattenfall om fossielvrije levensstijl binnen één generatie te bereiken.
Wij helpen je verder!
Op zoek naar een partner die je organisatie begrijpt en dit vertaalt naar digitale oplossingen met resultaat?
Discover
Define
Design
Do
