Eén platform, meer tijd voor de cliënt
Hoe Mental Care Group en Ciphix acht zorgsystemen samenbrachten in één behandelmanagementplatform
Van versnipperde systemen naar één geïntegreerde behandelomgeving
Binnen de geestelijke gezondheidszorg schakelen behandelaren dagelijks tussen verschillende systemen, dashboards, protocollen, chats, agenda’s en rapportages. Dat kost niet alleen tijd, maar zorgt ook voor cognitieve overbelasting, dubbele registraties en minder focus op de cliënt.
Mental Care Group zag dat deze manier van werken steeds minder houdbaar werd. De zorgvraag groeit, behandelcapaciteit staat onder druk en behandelaren besteden een groot deel van hun werkdag aan administratieve processen en het schakelen tussen systemen. Technologie ondersteunde het behandelproces daardoor steeds minder en werd juist een extra belasting binnen de dagelijkse praktijk.
Samen met Ciphix ontwikkelde Mental Care Group daarom het Behandelarenportaal: een volledig geïntegreerd behandelmanagementplatform waarin alle digitale tools, processen en informatie samenkomen in één centrale werkomgeving. Geen extra applicatie bovenop het bestaande landschap, maar een fundamenteel nieuw digitaal fundament voor behandelaren binnen de GGZ.
Het platform is gebouwd met Mendix low-code, gekoppeld aan bestaande bronsystemen én ondersteund door AI-toepassingen die behandelaren helpen om efficiënter te werken en meer focus te houden op de cliënt.
- Spraakgestuurd rapporteren
AI zet gesprekken automatisch om in gestructureerde rapportages, waardoor behandelaren minder tijd kwijt zijn aan administratie. - AI-kennisontsluiting
Wetenschappelijke literatuur, protocollen en kennisbronnen worden sneller toegankelijk binnen het dagelijkse werkproces.. - Proactieve signalering
Het platform helpt behandelaren eerder signalen te herkennen, zodat sneller kan worden ingegrepen bij risico op escalatie.
De uitdaging: behandelaren verliezen dagelijks tijd aan systemen
Binnen veel zorgorganisaties werken behandelaren dagelijks met een versnipperd landschap van losse systemen en applicaties. Dat betekent dat zij tijdens één behandeltraject continu moeten schakelen tussen verschillende tools en informatiebronnen.
Volgens Mental Care Group gaat zelfs meer dan 30% van de werktijd verloren aan EPD-navigatie en administratieve handelingen alleen. Deze versnippering zorgt niet alleen voor inefficiëntie, maar verhoogt ook de cognitieve belasting van behandelaren. Continu schakelen tussen systemen vermindert concentratie, vergroot de kans op fouten en haalt de aandacht weg bij waar het uiteindelijk om draait: de therapeutische relatie met de cliënt.
Daarnaast ontstonden problemen rondom dubbele registraties, beperkte realtime inzichten, versnipperde communicatie en een gebrek aan centrale kwaliteitssturing. Hierdoor werd digitalisering steeds minder een ondersteunend hulpmiddel en steeds meer een structureel knelpunt binnen de dagelijkse zorgpraktijk.
Mental Care Group zag digitalisering daarom niet langer als een puur IT-vraagstuk, maar als een directe kwaliteitsuitdaging binnen de zorgverlening. De organisatie wilde daarom niet nóg een losse applicatie toevoegen, maar juist de volledige behandelcyclus samenbrengen in één centrale digitale werkomgeving.
“We bouwen een fundament waarmee behandelaren meer regie krijgen over hun werk, managers realtime inzicht hebben op kwaliteit en cliënten betere zorg ontvangen.” – Jan Willem van der Windt CEO, Mental Care Group
Meer over deze sector:
De oplossing: het Behandelarenportaal
Samen met Ciphix ontwikkelde Mental Care Group het Behandelarenportaal: een volledig geïntegreerd behandelmanagementsysteem waarin behandelaren vanuit één centrale digitale werkomgeving kunnen werken.
In plaats van continu te schakelen tussen losse applicaties, brengt het platform de volledige behandelcyclus samen in één omgeving: van planning en sessievoorbereiding tot verslaglegging, communicatie, kwaliteitssturing en cliëntmanagement.
Binnen het portaal komen onder andere agenda’s, taken, cliëntinformatie, behandelmanagement, rapportages, communicatie, protocollen en realtime KPI-inzichten samen. Behandelaren hebben hierdoor direct toegang tot relevante informatie, uitkomstenmetingen, documenten, interventies en wetenschappelijke kennis, zonder verschillende systemen naast elkaar te hoeven gebruiken.
Het platform is ontworpen rondom de dagelijkse praktijk van behandelaren. Niet vanuit losse applicaties of technische silo’s, maar vanuit hoe zorgprofessionals daadwerkelijk werken en informatie gebruiken tijdens het behandelproces.
Ook communicatie speelt een centrale rol binnen het platform. Beveiligd berichtenverkeer, chat en videobellen zijn geïntegreerd in dezelfde werkomgeving, waardoor behandelaren efficiënter kunnen samenwerken en sneller kunnen schakelen met cliënten en collega’s.
Daarnaast werd het platform volledig geïntegreerd met het cliëntenplatform Empower. Beide systemen maken gebruik van dezelfde datastromen en integraties, waardoor behandelaren en cliënten werken vanuit dezelfde bron van informatie. Dat zorgt voor betrouwbaardere informatie-uitwisseling, minder handmatige overdrachten en meer continuïteit binnen het behandelproces.
De aanpak: één digitaal fundament in plaats van nóg een applicatie
Samen met Ciphix koos Mental Care Group bewust niet voor een nieuwe losse applicatie, maar voor een geïntegreerd behandelmanagementplatform dat bestaande systemen verbindt en samenbrengt in één digitale werkomgeving.
Ciphix ondersteunde Mental Care Group bij de architectuur, integraties en ontwikkeling van het platform. Daarbij lag de focus niet alleen op de gebruikerservaring van behandelaren, maar ook op het creëren van een schaalbaar digitaal fundament waarop toekomstige innovaties kunnen worden gebouwd.
Het portaal werd ontwikkeld op Mendix low-code en geïntegreerd met onder andere Nexus, Medicore, Empower en het Azure Data Warehouse. Hierdoor worden gegevens niet gekopieerd naar nieuwe systemen, maar ontsloten vanuit bestaande bronnen. Behandelaren werken daardoor vanuit één centrale omgeving, terwijl de onderliggende applicaties hun eigen rol blijven vervullen.
Door behandelaren vanaf het begin actief te betrekken bij ontwerp, validatie en doorontwikkeling ontstond een platform dat aansluit op de dagelijkse praktijk van zorgprofessionals. Nieuwe functionaliteiten kunnen bovendien snel worden ontwikkeld, getest en aangepast zonder langdurige ontwikkeltrajecten.
Daarnaast helpt het low-code fundament Mental Care Group om meer regie te nemen over de eigen digitale ontwikkeling. Nieuwe functionaliteiten kunnen sneller worden toegevoegd, terwijl het platform kan meegroeien met veranderende wetgeving, behandelmethodieken en toekomstige innovaties binnen de GGZ.
Waarom een geïntegreerd platform werkt waar losse applicaties tekortschieten
Veel digitaliseringsprojecten in de zorg voegen nieuwe applicaties toe aan een al complex landschap. Daardoor ontstaan vaak nieuwe schermen, nieuwe inlogmethodes en extra beheer, terwijl de onderliggende versnippering blijft bestaan.
Het Behandelarenportaal kiest een fundamenteel andere aanpak. In plaats van nieuwe silo’s te creëren, fungeert het platform als centrale werkomgeving bovenop bestaande systemen. Gegevens uit onder andere Nexus, Medicore, Empower en het Azure Data Warehouse worden samengebracht in één gebruikerservaring.
Daardoor hoeven behandelaren niet langer te zoeken naar informatie, tussen systemen te schakelen of dezelfde gegevens meerdere keren vast te leggen. Relevante informatie wordt op het juiste moment aangeboden binnen het behandelproces.
Deze combinatie van integratie, procesontwerp en AI-ondersteuning zorgt ervoor dat technologie minder aandacht vraagt en behandelaren meer aandacht kunnen besteden aan hun cliënten.
Resultaten
Met het Behandelarenportaal bouwt Mental Care Group samen met Ciphix aan een schaalbaar digitaal fundament voor de toekomst van de GGZ. Door versnipperde systemen samen te brengen in één geïntegreerde behandelomgeving ontstaat niet alleen meer efficiëntie, maar vooral meer rust, overzicht en kwaliteit binnen het behandelproces.
-
8 systemen samengebracht in één geïntegreerd platform
Minder wisseling tussen systemen en minder administratieve belasting -
Meer focus op de cliënt
Meer cognitieve rust voor behandelaren en meer ruimte voor de therapeutische relatie. -
Realtime kwaliteitssturing
Direct inzicht in behandelkwaliteit, uitkomsten, capaciteit en doelmatigheid. -
Evidence-based werken geïntegreerd in de dagelijkse praktijk
Flexibel door te ontwikkelen dankzij Mendix low-code. -
Meer interne regie over digitale ontwikkeling
Minder afhankelijkheid van externe softwareleveranciers en sneller kunnen inspelen op veranderingen binnen de GGZ.
Onderzoek onder ons cliëntenpanel
In samenwerking met de cliëntenraad worden mooie resultaten geboekt. En die bevestigen dat we de juiste stappen zetten.
- Gebruik steeg van 77% naar 88,6%: van ‘extra’ naar vast onderdeel van de behandeling
- Gebruiksvriendelijkheid sterk verbeterd: duidelijke toegang (85% → 94,5%) en betere vindbaarheid (79% → 93%)
- Waardering voor communicatie groeide van ~69% naar bijna 90%
“We wilden niet nog een systeem toevoegen aan een landschap dat al versnipperd was. Het uitgangspunt was juist om behandelaren één centrale werkomgeving te bieden waarin informatie, communicatie en ondersteuning samenkomen. Zodat technologie weer ondersteunend wordt aan de zorg, in plaats van andersom.” – Gerbrand van de Beek, CDO Mental Care Group
Wij helpen je verder!
Op zoek naar een partner die je organisatie begrijpt en dit vertaalt naar digitale oplossingen met resultaat?
Discover
Define
Design
Do
