Circle8 versterkt persoonlijke dienstverlening dankzij slimme AI-automatisering
Een schaalbare intake-oplossing met Agentic AI, zónder de menselijke touch te verliezen.
Een gefragmenteerd landschap van systemen en documenten
Snelgroeiende staffingorganisaties herkennen het dilemma: elke nieuwe tender brengt extra volume, maar niet automatisch extra capaciteit.
Circle8 liep tegen precies dat vraagstuk aan. Hoe kan je opschalen terwijl het volume aan aanvragen toeneemt, formats per klant verschillen en contractvormen steeds complexer worden? Veel van het werk achter de schermen blijft opvallend handmatig en vraagt kostbare tijd van medewerkers. Het vinden van een oplossing die zowel schaalbaar is als ruimte laat voor een mensgerichte aanpak, wordt daarmee steeds belangrijker.
De uitdaging om te blijven groeien zonder in te leveren op kwaliteit of persoonlijke aandacht. Daarvoor was een partner nodig die niet alleen technische expertise meebrengt, maar ook begrijpt hoe hun MSP- en staffingoperatie werkt. In Ciphix vond Circle8 precies die match. Samen ontwikkelden zij een Agentic AI-agent die het vacature-innameproces versnelt, stabiliseert en schaalbaar maakt en dat alles met behoud van de mensgerichte aanpak die voor Circle8 zo essentieel is.
- Snellere vacature-intake
Vacatures binnen minuten verwerkt - Minder handmatig werk
De AI-agent neemt 70–80% van het repetitieve werk uit handen. - Ruimte voor persoonlijk contact
Medewerkers focussen op kwaliteit, matching en dienstverlening.
De uitdaging: groeien zonder te verzwaren
Circle8 is een broker/MSP die één ding vooropzet: de mens. In een markt waar processen steeds complexer worden en volumes blijven stijgen, vraagt dat om bewuste keuzes in hoe je dienstverlening organiseert. Nieuwe tenders, uitbreiding van het aantal opdrachtgevers en veranderende eisen vanuit de markt zorgen enerzijds voor gewenste groei, maar brengen anderzijds extra werkdruk met zich mee. Juist daarom vindt Circle8 het belangrijk om persoonlijk te blijven in hun dienstverlening.
Tegelijkertijd merkte Circle8 wat veel snelgroeiende organisaties herkennen:
- het aantal binnenkomende vacatures stijgt,
- personeelsschaarste maakt opschalen lastig,
- en repetitieve administratie slokt tijd en aandacht op die eigenlijk naar klanten en talent moet.
Het vacature-innameproces was daar een duidelijk voorbeeld van. Dagelijks kwamen aanvragen binnen via e-mails, PDF’s en uiteenlopende formats. Medewerkers waren veel tijd kwijt aan het openen van documenten, handmatig overtypen van velden en controleren van details.
Een eerdere poging met traditionele RPA werkte niet: zodra één klant zijn PDF-layout aanpaste, viel de robot stil.
“We zitten in de people business. Mensen maken het verschil, maar dan moet je ze wel de ruimte geven om dat te doen.” – Martin Westerhof, Managing Director, Circle8
Circle8 had daarom één heldere uitdaging: hoe kunnen we blijven groeien zonder in te leveren op onze menselijke aanpak en zonder onze operatie te verzwaren?
Meer over deze sector:
Waarom Circle8 voor Ciphix koos
De keuze voor Ciphix was geen toeval. Circle8 zocht een partner die technisch sterk is, maar vooral begrijpt hoe staffing- en Broker/MSP-operaties werken.
Ciphix bracht precies dat mee:
- Diep domeinbegrip van Broker/MSP & staffingprocessen
- Herbruikbare AI-accelerators voor documentverwerking en intake
- Bewezen aanpak: klein beginnen, snel waarde leveren
- Sterke focus op adoptie, met business + IT + operatie in één team
- Co-creatie: bouwen mét de mensen die ermee gaan werken
Klein beginnen, snel leveren, samen optrekken
Circle8 wilde geen langdurig traject, maar een praktische, haalbare oplossing met snel resultaat. De gesprekken met Ciphix verliepen meteen soepel.
“Technisch gezien was het snel duidelijk wat er nodig was. Circle8 wist precies waar de bottleneck zat, en wij hadden de ervaring om het meteen te vertalen naar een haalbare oplossing.” – Douwe Schravesande, New Business Manager, Ciphix
Samen werd het vacatureproces kort maar effectief in kaart gebracht:
- waar vertraging ontstaat,
- welke velden cruciaal zijn,
- hoe groot de impact is tijdens volumepieken.
Omdat Ciphix eerder een vergelijkbaar intakeproces had geautomatiseerd bij andere MSP’s, kon direct een concreet plan worden neergelegd. De aanpak bestond uit drie duidelijke stappen:
- Klein beginnen
Eén route automatiseren: de e-mailaanvragen met PDF’s. - Binnen vijf weken waarde leveren
Korte sprints, dagelijks afstemmen, continu verbeteren. - Samen met business + IT + operatie
Een gezamenlijke workshop, duidelijke uitleg richting medewerkers en een team-champion die collega’s meenam.
Die laatste stap bleek cruciaal: Circle8 wilde geen automatisering “over mensen heen” uitrollen, maar mét hen.
“De kracht zat écht in de driehoek: onze business, onze IT en Ciphix. Die samenwerking maakte dat we zo snel konden schakelen én dat de oplossing direct breed gedragen werd.” – Paul Breeuwer, Senior Manager, Circle8
Een Agentic AI-agent die zelfstandig begrijpt, beslist en uitvoert
De gekozen oplossing is nadrukkelijk geen klassieke RPA-bot, maar een Agentic AI-agent die werkt als een digitale collega. Waar RPA stukloopt zodra een PDF net anders is opgebouwd, kan deze agent begrijpen wat hij leest. Hij herkent rollen, eisen, opdrachtgevers en voorwaarden, en weet welke velden belangrijk zijn om een vacature goed te verwerken.
De agent kan variatie moeiteloos aan: of er nu één template is of twintig. Hij interpreteert verschillen in structuur, schrijfstijl en opmaak, neemt beslissingen binnen vooraf ingestelde grenzen en vraagt alleen om input wanneer dat echt nodig is. Daardoor blijft het proces robuust, zelfs wanneer klantformats veranderen of uitzonderingen zich voordoen.
In de praktijk werkt de oplossing als een nieuwe collega:
- de agent opent e-mails en bijlagen, leest en interpreteert de inhoud
- haalt automatisch alle relevante velden op en vult het vacaturesysteem in
laat alleen de laatste controles over aan een medewerker
Zo verschuift de rol van medewerkers van datatypen naar kwaliteitsbewaking; met meer snelheid, minder fouten en meer focus op waardevol werk.
“Omdat elke klant een ander template gebruikt, heb je technologie nodig die kan lezen én begrijpen. Daar is AI gewoon beter in.” – Ismalino Anijs, Project Lead, Ciphix
- Begrijpt context, geen templates
Leest verschillende formats en herkent relevante informatie. - Beslist binnen kaders
Verwerkt vacatures zelfstandig en schakelt alleen bij uitzonderingen. - Robuust bij verandering
Blijft werken bij wijzigende formats en aanlevering.
Sneller, schaalbaarder en mensgerichter werken
De impact werd vrijwel meteen zichtbaar. Tijdens de onboarding van meerdere grote klanten steeg het volume met bijna een derde. Waar normaal gesproken vertraging of capaciteitsproblemen zouden ontstaan, bleef alles soepel lopen.
- 70–80% van het handmatige overtypewerk verdween
- vacatures staan aanzienlijk sneller live
- piekvolume werd opgevangen zonder extra capaciteit
- medewerkers hoefden nog maar enkele velden te controleren
- werkdruk daalde, de kwaliteit steeg
“Die piek kwam precies toen de agent live stond. En alles liep gewoon door. Toen wisten we: dit werkt echt.” – Paul Breeuwer, Senior Manager, Circle8
Vooruitblik: dit is pas het begin
De AI-agent is voor Circle8 de start van een bredere digitaliseringsslag. Samen met Ciphix wordt de komende maanden gekeken waar Agentic AI nog meer impact kan maken: steeds met dezelfde aanpak: klein beginnen, snel waarde leveren.
Van nieuwe routes in de vacatureverwerking tot processen rondom contractmanagement en matching: elke stap moet leiden tot meer schaalbaarheid, hogere kwaliteit en meer ruimte voor persoonlijk contact.
Dit project laat zien hoe Agentic AI staffingorganisaties toekomstbestendig maakt. Circle8 en Ciphix bouwen samen verder aan een moderne, mensgerichte en schaalbare operatie.
Wij helpen je verder!
Op zoek naar een partner die jouw organisatie begrijpt en dit vertaalt naar slimme oplossingen met resultaat?
Discover
Define
Design
Do
