JBT Marel maakt kennis toegankelijk met een AI-agent in Teams
Hoe JBT Marel met Ciphix een AI-agent bouwde die documentatie direct toegankelijk maakt voor field service engineers
Een gefragmenteerd landschap van systemen en documenten
JBT Marel is wereldwijd actief in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie. Door de vele overnames die het bedrijf de afgelopen jaren deed, groeide ook de complexiteit. Iedere business unit had zijn eigen systemen, mappenstructuren en manieren om technische documentatie op te slaan: van SharePoint tot Confluence en lokale netwerkschijven.
Voor field service engineers – de monteurs die wereldwijd onderhoud en reparaties uitvoeren – werd het daardoor steeds moeilijker om snel de juiste handleiding of onderhoudsinstructie te vinden. “De kennis was er wel, maar toegang ertoe was de echte uitdaging.” – Salvador Gimeno Marin, Global Field Service Director bij JBT Marel
Die versnippering werd extra zichtbaar na de fusie met JBT. Engineers die voorheen met JBT-machines werkten, moesten nu ook met Marel-apparatuur aan de slag. Zij hadden vakkennis in overvloed, maar niet altijd directe toegang tot de juiste documenten of versies. Het bedrijf besloot dat het anders moest: informatie moest vindbaar worden met één simpele vraag.
- Direct vindbare kennis
Binnen seconden de juiste documentatie. - Eén betrouwbare bron
Altijd werken met de actuele versie. - Slimmer dagelijks werk
Minder zoeken, minder fouten, sneller ingewerkt.
Een adoptiegerichte en stapsgewijze aanpak
JBT Marel schakelde Ciphix in vanwege de combinatie van integratiekennis, AI-expertise en een adoptiegerichte werkwijze. Het project begon bewust klein, met een proof of concept waarmee in korte tijd een eerste werkende versie ontstond.
“We wilden niet een groot IT-project dat pas over een jaar iets oplevert. Door stap voor stap te bouwen, konden gebruikers vanaf dag één echt aan de slag. Hun feedback gebruikten we weer voor de volgende fase.” – Francis van der Giessen, Software Engineer bij Ciphix
Een belangrijk uitgangspunt was adoptie. Omdat engineers al met veel tools werken, kozen beide teams voor Microsoft Teams als interface. De AI-agent moest aanvoelen als een collega die je een vraag stelt, zonder extra software of inlogprocessen.
Parallel bouwde Ciphix een Power BI-dashboard om inzicht te krijgen in:
- welke vragen engineers stellen
- hoeveel informatie ontbreekt
- waar verwarring ontstaat
- hoe de agent presteert per bron
Deze data maakt gerichte verbeteringen en prioritering mogelijk.
Meer over deze sector:
De TechDoc Finder: een AI-agent voor alle documentatie
Het resultaat: de TechDoc Finder: een AI-agent in Microsoft Teams die fungeert als slimme zoekmachine voor technische documentatie.
Een field service engineer kan simpelweg vragen:
“Hoe reinig ik de MEYN 6500-lijn?” of “Waar vind ik de user manual van machine X?”
De agent doorzoekt SharePoint, Confluence en andere interne bronnen en toont binnen seconden de juiste documenten, inclusief directe links naar de originele bron. Dat is essentieel, omdat engineers altijd met de juiste en meest actuele versie moeten werken.
“Omdat de juiste documentatie cruciaal is, wilden we dat de agent niet alleen antwoorden geeft, maar altijd verwijst naar de officiële bron,” vertelt Francis. “De AI helpt, maar de documentatie blijft de waarheid.”
Gebruikers kunnen eenvoudig feedback geven op antwoorden. Die wordt geanalyseerd in Power BI, waardoor het team inzicht krijgt in ontbrekende content, inconsistenties of onderwerpen waar extra training nodig is. Zo groeit de TechDoc Finder mee met de organisatie.
De impact op het dagelijkse werk van engineers
De eerste divisie ging in september 2025 live. Binnen een maand werden er door zo’n 120 gebruikers al meer dan 1000 vragen gesteld. Het gebruik is intensief – meerdere keren per week per engineer – en de feedback is positief.
“Het voelt alsof je een nieuwe collega hebt die alles weet,” zegt Salvador. “Je stelt een vraag en krijgt direct de juiste documenten. Dat bespaart enorm veel tijd.”
De belangrijkste impact:
- Zoektijd daalt van minuten naar seconden
- Nieuwe engineers vinden sneller hun weg in documentatie
- Minder fouten door altijd de juiste versies te gebruiken
- JBT Marel ziet precies waar documentatie of training ontbreekt
De match rate van circa 80 procent op aangesloten bronnen bevestigt dat de agent goed aansluit bij de dagelijkse behoeften van engineers.
Daarnaast ziet JBT Marel onverwachte extra waarde. Door te analyseren welke vragen vaak gesteld worden, ontdekt het bedrijf kennis- en training gaten in de organisatie. Die inzichten worden nu gebruikt om gerichte leertrajecten op te zetten.
De volgende stap: meer bronnen en bredere uitrol
Na de eerste successen wordt de TechDoc Finder verder uitgebreid met nieuwe content bronnen, waaronder Health & Safety-documentatie en de technische kennis van legacy JBT. Het doel: één centrale AI-assistent die alle medewerkers ondersteunt; van engineers tot service managers.
“We zijn begonnen met iets kleins,” besluit Francis, “maar het is uitgegroeid tot een schaalbare oplossing die de manier waarop mensen informatie vinden blijvend verandert.”
- Meer bronnen, meer waarde
Health & Safety en legacy JBT-documentatie worden toegevoegd voor volledige dekking. - Grotere organisatiebrede inzet
Stap voor stap beschikbaar voor meer teams, afdelingen en regio’s. - Continu leren en verbeteren
Feedback en gebruiksdata helpen de agent slimmer en relevanter te worden voor iedereen.
Wij helpen je verder!
Op zoek naar een partner die jouw organisatie begrijpt en dit vertaalt naar slimme oplossingen met resultaat?
Discover
Define
Design
Do
