Werkschema verstoringen
Achtergrond
Vitalis, een toonaangevende zorgaanbieder in Nederland, zet zich in om de kwaliteit van leven van oudere bewoners te verbeteren door geavanceerde technologieën te integreren. Met meer dan 2.500 medewerkers biedt de organisatie uitgebreide zorgdiensten, waardoor ouderen de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben om comfortabel en waardig te leven. Net als veel andere zorginstellingen staat Vitalis echter voor aanzienlijke operationele uitdagingen, met name in het beheren van personeelsschema’s bij frequente en onverwachte afwezigheden.
Het oplossen van roosterstoringen bij Vitalis
De grootste uitdaging bij Vitalis was het omgaan met dagelijkse roosterstoringen door onverwachte afwezigheid van personeel. Gemiddeld kreeg de organisatie dagelijks te maken met 20-30 verstoringen die onmiddellijke aandacht vereisten om continue en adequate zorg te waarborgen. De traditionele aanpak om deze verstoringen op te lossen was uiterst inefficiënt en kostte ongeveer 1,5 uur aan telefoontjes, berichten en e-mails om één enkele dienst in te vullen. Dit proces was niet alleen tijdrovend, maar veroorzaakte ook veel stress en werkdruk voor managers en de planningsafdeling. De inefficiëntie van het handmatige proces leidde regelmatig tot knelpunten, wat de capaciteit van de organisatie om consistente en hoogwaardige zorg te leveren aan bewoners negatief beïnvloedde.
Meer over deze sector:
Automatisering van roosterbeheer met Rob Otmans
Om deze uitdagingen aan te pakken, ontwikkelde en implementeerde Ciphix Rob Otmans, een digitale assistent die het proces van het beheren van dienstvervangingen automatiseert. Rob Otmans maakt gebruik van API-integraties en Robotic Process Automation (RPA) om het identificeren en notificeren van beschikbare medewerkers voor open diensten te stroomlijnen. De digitale assistent monitort continu open diensten binnen een tijdsframe van 72 uur en stuurt meldingen naar beschikbare medewerkers via de planningsapp. De meldingen worden gefaseerd verstuurd, beginnend bij het directe team, daarna het flex-team en uiteindelijk bedrijf breed als dat nodig is. Deze gefaseerde aanpak zorgt ervoor dat de meest geschikte en onmiddellijke vervangingen als eerste worden benaderd, waardoor de tijd die nodig is om diensten in te vullen wordt verkort en verstoringen in de zorg voor patiënten geminimaliseerd worden.
Impact en integratie
De implementatie van Rob Otmans heeft een transformerende impact gehad op Vitalis Nederland. De tijd die nodig is om roosterstoringen op te lossen is drastisch verminderd van ongeveer 1,5 uur naar slechts 5 minuten. In de afgelopen 8 maanden heeft Rob Otmans meer dan 3.700 diensten succesvol ingevuld, waardoor de stress en werkdruk voor medewerkers, managers en de planningsafdeling werd verminderd. Deze aanzienlijke verbetering heeft het personeel in staat gesteld zich meer te concentreren op hun kerntaken van het bieden van zorg van hoge kwaliteit aan bewoners, in plaats van belast te worden met administratieve taken. De automatisering van dienstvervanging sluit aan bij de missie van Vitalis om de zorg voor ouderen te verbeteren en de tevredenheid van medewerkers te verhogen door hen in staat te stellen zich te concentreren op activiteiten die vreugde en voldoening brengen.
- Integratie met bestaande systemen
De digitale assistent werd geïntegreerd met de bestaande planningsapplicatie van Vitalis om realtime monitoring en communicatie mogelijk te maken. - Gefaseerd meldingssysteem
Er werd een gefaseerd meldingssysteem ontwikkeld om de volgorde van contact met beschikbare medewerkers te prioriteren, waardoor een efficiënte en systematische aanpak van dienstvervanging werd gewaarborgd. - Testen en iteratie
De oplossing werd uitgebreid getest om ervoor te zorgen dat deze voldeed aan de operationele behoeften van Vitalis. Feedback van gebruikers werd verwerkt om het systeem te verfijnen en te optimaliseren. - Training en ondersteuning
Er werden trainingssessies gehouden voor het personeel om hen vertrouwd te maken met het nieuwe systeem en een soepele adoptie te waarborgen.
Efficiëntie en respons in dienstroosters
- Geautomatiseerde dienstvervanging
Rob Otmans automatiseert het identificeren en notificeren van beschikbare medewerkers voor open diensten, waardoor de handmatige inspanning aanzienlijk wordt verminderd. - Gefaseerde meldingen
Meldingen worden in fasen verstuurd, eerst naar het directe team, daarna naar het flex-team, en uiteindelijk bedrijf breed als dat nodig is. Dit zorgt voor de snelst mogelijke reactie. - Realtime monitoring
Het systeem monitort continu open diensten binnen de komende 72 uur, waardoor proactief beheer van potentiële verstoringen mogelijk is. - Gebruiksvriendelijke interface
De interface van de planningsapp is intuïtief en gemakkelijk te gebruiken, waardoor het voor medewerkers eenvoudig is om te reageren op dienstmeldingen.
Wij helpen je verder!
Op zoek naar een partner die jouw instelling begrijpt en dit vertaalt naar digitale oplossingen met resultaat?
Discover
Define
Design
Do
