Door gebruik te maken van het Mendix low-code platform kon de eerste versie van de applicatie al binnen drie maanden live. De applicatie zal in eerste instantie gebruikt worden door 150 man ondersteunend personeel en in de toekomst door zo’n 850 behandelaars.

Het ondersteunend personeel is enthousiast over de eerste versie. Door de agile aanpak van Ciphix zijn ze nauw betrokken bij de ontwikkeling. Dat geeft hen de kans om hun werkprocessen anders in te richten en lang gewenste verbeteringen rondom het informeren van verwijzers en cliënten aan te brengen.

De applicatie integreert bovendien nu al naadloos met het huidige applicatielandschap van InGeest, zoals e-mail, het elektronisch cliëntendossier (ECD) en het Algemeen Gegevens Beheercode (AGB)-register. Medewerkers kunnen verwijzingen vanuit één centrale omgeving behandelen en efficiënter en taakgerichter samenwerken over de verschillende vestigingen heen. Ook kunnen ze beter zien via welke communicatiekanalen ze het beste te benaderen zijn.

RPA-leverancier Tacstone Technology houdt zich in de eerste fase bezig met het automatiseren van het inschrijven van cliënten in het ECD. Mark de Poorter, partner bij Tacstone Technology: “Het automatiseren van het inschrijfproces draagt sterk bij aan de administratieve lastenverlaging van de medewerkers van GGZ InGeest. Zo worden er bij het inschrijven van cliënten minder fouten gemaakt en kan de instelling meer doen met dezelfde personele bezetting. Dat geeft ze ruimte om zich meer bezig te houden met hun kerntaak: het leveren van de beste geestelijke gezondheidszorg.”

Joppe van Gisbergen, partner bij Ciphix: “Het vergt daadkracht en visie om in een traditionele omgeving als de zorg niet te kiezen voor een kant en klaar product maar voor een flexibele maatwerkoplossing op basis van Mendix low-code en RPA. Wij hebben er erg veel zin in om dit uitdagende traject samen met het team van GGZ InGeest verder op te pakken. We zijn ervan overtuigd dat we met onze kennis van het digitaliseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen in de komende twee jaar een grote impact zullen hebben op het verbeteren van het instroom, doorstroom en uitstroomproces van cliënten van GGZ inGeest zodat ze beter en sneller geholpen worden.”

Nieuwhof voegt toe: “Dankzij de grondige aanpak van Ciphix in het voortraject hebben we nu al een veel beter beeld van hoe we onze werkprocessen verder kunnen optimaliseren. We hebben met elkaar een aantal belangrijke doelstellingen geformuleerd waaronder betere informatievoorziening voor cliënten en behandelaren, cliënten sneller op de juist plek krijgen, administratieve lastenverlichting en kostenbesparingen. Met Ciphix en Tacstone aan boord heb ik er het volste vertrouwen in dat we deze doelstellingen uiteindelijk volledig gaan realiseren. We hebben met de digitalisering van het instroomtraject alvast een goede start gemaakt.”

Zelf afspraken maken in de toekomst
Een belangrijk onderdeel van het vervolgtraject wordt een planningsapplicatie. Daardoor wordt de behandelcapaciteit van de instelling beter inzichtelijk en wordt de kostbare tijd van de beschikbare behandelaars zo optimaal mogelijk benut.

Door hen inzicht te verschaffen in de beschikbaarheid van behandelaars, kunnen cliënten dan bijvoorbeeld zelf digitaal een afspraak inplannen met een behandelaar op een tijdstip dat hen schikt. Het Mendix-platform is uitermate geschikt om ook deze doelstellingen te realiseren.