Geautomatiseerde facturen met RPA
Automatiseer repetitieve taken in de factuurverwerkingsworkflow op basis van regels
Innovatie en duurzaamheid in voedselverwerking
Marel, een wereldleider in voedselverwerkingsoplossingen, staat bekend om zijn innovatieve technologieën die efficiëntie, kwaliteit en duurzaamheid in de voedingsindustrie verbeteren. Met een sterke focus op onderzoek en ontwikkeling anticipeert Marel voortdurend op de behoeften van de industrie en voldoet hieraan met geavanceerde verwerkingsoplossingen. Deze toewijding aan innovatie en efficiëntie heeft Marel gepositioneerd als koploper in de voedselverwerkingssector, waar het een breed scala aan klanten wereldwijd bedient.
Uitdagingen van handmatige factuurverwerking
De financiële afdeling van Marel stond voor aanzienlijke uitdagingen bij de handmatige verwerking van facturen. Het boeken van goederenontvangsten was niet alleen tijdrovend, met een verwerkingstijd van ongeveer 2 tot 3 minuten per transactie, maar ook gevoelig voor menselijke fouten. Deze inefficiënties werden versterkt door het hoge aantal facturen dat dagelijks werd verwerkt, wat resulteerde in een aanzienlijke hoeveelheid handmatig werk per maand. De handmatige aard van het proces bracht bovendien risico’s met zich mee, zoals vertragingen en onnauwkeurigheden in financiële rapportages, wat de operationele efficiëntie en financiële gezondheid negatief kon beïnvloeden. Marel had behoefte aan een oplossing om dit proces te stroomlijnen, de werkdruk te verlagen en de nauwkeurigheid te verbeteren.
Meer over deze sector:
Vereenvoudigen factuurverwerking
Om deze uitdagingen aan te pakken, werkte Marel samen met Ciphix om Basware te introduceren, een digitale medewerker aangedreven door Robotic Process Automation (RPA). Basware werd ontworpen om repetitieve, op regels gebaseerde taken binnen de workflow voor factuurverwerking te automatiseren. Dankzij de implementatie van Basware werd het factuurverwerkingsproces getransformeerd, waarbij de verwerkingstijd van 2 tot 3 minuten werd teruggebracht naar slechts 2 tot 3 seconden per transactie. Deze efficiëntieverbetering leverde de financiële afdeling een besparing op van ongeveer 90 uur handmatig werk per maand.
De workflow van Basware is ontwikkeld om naadloze integratie en hoge nauwkeurigheid te garanderen. Het proces begint met Basware die inlogt op de Basware-site om openstaande taken te beheren, gevolgd door het exporteren van facturen naar Excel volgens strikte naamgevingsconventies. Vervolgens filtert Basware het Excel-bestand op specifieke kolommen en facturen, zodat alleen relevante gegevens worden verwerkt. Daarna logt Basware in op SAP om een rapport te genereren en te exporteren, waarbij het wacht op de voltooiing van de verwerking.
Een van de belangrijkste functies van Basware is het vergelijken van facturen tussen Basware en SAP, waarbij discrepanties worden opgespoord en gecorrigeerd, zoals ontbrekende inkoopordernummers of afwijkingen in het nettototaal. Met deze uitgebreide en geïntegreerde aanpak elimineert Basware handmatige fouten en handhaaft het hoge kwaliteitsnormen in het werkproces.
Implementatie van Basware
- Integratie met Bestaande Systemen
Basware werd naadloos geïntegreerd met de bestaande Basware- en SAP-systemen van Marel om real-time verwerking en monitoring van facturen mogelijk te maken. - Workflowontwerp
De RPA-workflow werd ontworpen om de end-to-end taken van factuurverwerking te automatiseren, van inloggen op Basware tot het genereren van rapporten in SAP. - Testen en Optimalisatie
Uitgebreide tests werden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de RPA-oplossing voldeed aan de operationele vereisten van Marel. Feedback van het financiële team werd meegenomen om het proces te verfijnen en te optimaliseren. - Training en Ondersteuning
Er werden uitgebreide trainingssessies georganiseerd voor het financiële team om een soepele adoptie en effectief gebruik van het nieuwe geautomatiseerde systeem te waarborgen.
Voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking
- Geautomatiseerde Factuurverwerking
Basware automatiseert de volledige workflow voor factuurverwerking, waardoor de handmatige inspanning en benodigde tijd aanzienlijk worden verminderd. - Real-Time Gegevensverwerking
Basware verwerkt facturen in real-time, wat zorgt voor tijdige en nauwkeurige financiële rapportages. - Foutdetectie en Correctie
Door facturen tussen Basware en SAP te vergelijken, spoort Basware discrepanties op en corrigeert deze, waardoor handmatige fouten tot een minimum worden beperkt. - Verbeterde Samenwerking
De integratie van Basware bevordert de samenwerking met menselijke collega’s en behoudt hoge kwaliteitsnormen in het werkproces.
Impact op de financiële afdeling
De implementatie van Basware heeft een grote impact gehad op de financiële afdeling van Marel. Door de automatisering van factuurverwerking is de tijd die nodig is om goederenontvangsten te boeken teruggebracht van 2 tot 3 minuten per transactie naar slechts 2 tot 3 seconden. Deze efficiëntiewinst resulteert in een besparing van ongeveer 90 uur handmatig werk per maand, waardoor het financiële team zich kan richten op meer strategische taken.
De vermindering van handmatige fouten heeft ook de nauwkeurigheid van financiële gegevens verbeterd, wat de operationele efficiëntie en financiële gezondheid ten goede komt. Door gebruik te maken van RPA heeft Marel een nieuwe standaard gezet voor innovatie en efficiëntie in de voedselverwerkingsindustrie. Dit toont hun toewijding aan voortdurende verbetering en tevredenheid van medewerkers.
Wij helpen je verder!
Op zoek naar een partner die je organisatie begrijpt en dit vertaalt naar digitale oplossingen met resultaat?
Discover
Define
Design
Do
