Uit een recent McKinsey-onderzoek blijkt dat activiteiten die nu nog 60 tot 70 procent van de werktijd van werknemers opslokken nu al te automatiseren zijn. Daaruit valt maar een conclusie te trekken: automatisering gaat de manier waarop bedrijven werken drastisch veranderen. Dit potentieel maakt het tot een topprioriteit in veel bedrijven. Maar wat is het automatiseren van bedrijfsprocessen eigenlijk en welke processen zijn hier het meest geschikt voor? Daar lees je meer over in deze nieuwe blog.

Wat is het automatiseren van bedrijfsprocessen?

Het automatiseren van bedrijfsprocessen betekent simpelweg dat je taken en processen in je bedrijf laat uitvoeren door computers en software in plaats van door medewerkers. Repetitief en tijdrovend werk wordt hierdoor vaak sneller en efficiënter uitgevoerd en medewerkers krijgen meer tijd voor andere belangrijke taken. Steeds meer bedrijven gebruiken procesautomatisering om handmatige taken te vervangen door geautomatiseerde oplossingen. Daardoor verlagen ze hun kosten en verhogen ze hun productiviteit.

Wat betekent procesautomatisering voor mijn organisatie?

Procesautomatisering betekent dat (delen van) terugkerende bedrijfsprocessen niet langer handmatig worden uitgevoerd, maar door software en systemen. Voor jouw organisatie houdt dit in dat repetitieve, foutgevoelige en tijdrovende taken worden overgenomen door digitale oplossingen, zodat processen sneller, consistenter en efficiënter verlopen.

Concreet kan dit betekenen dat administratieve handelingen, zoals facturatie, orderverwerking of voorraadbeheer, grotendeels automatisch verlopen. Medewerkers besteden daardoor minder tijd aan handmatig werk en krijgen meer ruimte voor taken die menselijk inzicht, creativiteit of klantcontact vereisen. Het doel is niet alleen kostenbesparing, maar ook meer overzicht, betere data en een hogere kwaliteit van werken.

Hoe voorkom ik wildgroei in automatisering en AI?

Naarmate organisaties meer investeren in automatisering en AI, ontstaat het risico op versnippering en zogenaamde AI-sprawl. Teams bouwen eigen oplossingen zonder centrale regie, wat kan leiden tot risico’s op het gebied van veiligheid, compliance en onderhoud.

Het voorkomen hiervan vraagt om duidelijke governance, centrale architectuurkeuzes en herbruikbare componenten. Integratieplatformen, low-code en automatisering kunnen hierin een belangrijke rol spelen, doordat ze structuur en overzicht bieden.

Door vanaf het begin aandacht te besteden aan standaarden, monitoring en eigenaarschap ontstaat een schaalbare en beheersbare digitale organisatie.

Welke bedrijfsprocessen kunnen geautomatiseerd worden?

Er zijn bij bijna elk bedrijf verschillende bedrijfsprocessen die geoptimaliseerd kunnen worden met automatisering. Een mooi voorbeeld hiervan is het facturatieproces. De software zorgt dat facturen automatisch worden opgesteld en verzonden en dat de betalingen worden bijgehouden. Daardoor worden er minder fouten gemaakt en zijn medewerkers minder tijd kwijt aan administratie.

Neem bijvoorbeeld bouwbedrijf Mourik Industrie. Ciphix bouwde voor hen een ‘Order to Cash’ applicatie op basis van Mendix low-code. Deze applicatie digitaliseert het volledige proces van de order tot facturatie en is gekoppeld aan het ERP-systeem waardoor er nu meer inzicht is in de uitgegeven orders, uren, de benodigde materialen, het onderhanden werk en openstaande bedragen.

Een ander mooi voorbeeld van het optimaliseren van bedrijfsprocessen met automatisering is voorraadbeheer. Door systemen te gebruiken die automatisch voorraadniveaus bewaken, bestellingen plaatsen bij leveranciers wanneer dat nodig is en meldingen genereren wanneer producten moeten worden bijgevuld, kunnen bedrijven hun voorraadbeheer grotendeels automatiseren.

Wat is het verschil tussen procesautomatisering, RPA en workflow-automatisering?

Procesautomatisering is de overkoepelende term. Het draait om het automatiseren van complete bedrijfsprocessen van begin tot eind, vaak over meerdere systemen en afdelingen heen.

RPA (Robotic Process Automation) is een specifieke vorm van automatisering. Hierbij voeren software-robots handmatige handelingen na, zoals het overtypen van gegevens tussen systemen of het verwerken van vaste stappen in bestaande applicaties. RPA is vooral geschikt voor repetitieve taken binnen bestaande processen, maar automatiseert meestal geen volledig proces op zichzelf.

Workflow-automatisering richt zich op het stroomlijnen van taken, stappen en goedkeuringen binnen een proces. Denk aan het automatisch doorzetten van een aanvraag naar de juiste medewerker of afdeling op basis van vaste regels. Workflow-automatisering zorgt voor structuur en overzicht, maar is vaak één onderdeel binnen een breder geautomatiseerd proces.

In de praktijk worden deze vormen vaak gecombineerd om tot volledige procesautomatisering te komen.

Waarom mislukken veel automatiseringsinitiatieven?

Veel automatiseringsinitiatieven leveren minder waarde dan verwacht, omdat ze starten vanuit technologie in plaats van vanuit proces en strategie. Organisaties automatiseren losse stappen zonder inzicht in het volledige proces of in de afhankelijkheden tussen systemen.

Daarnaast ontbreekt vaak governance, waardoor oplossingen versnipperd raken. Dit leidt tot een groeiend aantal tools, bots en integraties die moeilijk te beheren zijn. Ook wordt de adoptie door medewerkers regelmatig onderschat.

Een succesvolle aanpak begint met inzicht, prioritering en een duidelijke architectuur. Door automatisering te koppelen aan strategische doelen en een langetermijnvisie ontstaat duurzame waarde in plaats van losse projecten.

Welke afwegingen moeten bedrijven maken bij het automatiseren van hun bedrijfsprocessen?

Bij het automatiseren van bedrijfsprocessen moeten bedrijven drie cruciale afwegingen maken. Ten eerste moeten ze vaststellen wat ze met de automatisering van processen willen bereiken. Kostenbesparingen, efficiëntieverbeteringen of het verbeteren van de klanttevredenheid kunnen redenen zijn om te kiezen voor het automatiseren van bedrijfsprocessen.

Een tweede belangrijke afweging is welke technologie je hier eventueel voor wilt inzetten. Kijk hierbij naar de schaalbaarheid, de beveiliging en de integratiemogelijkheden van de technologie. Bart Poelmans, IT-architect bij Ciphix: “Het Mendix-platform is bij uitstek geschikt om de specifieke processen van organisaties te automatiseren. Het biedt namelijk verregaande ondersteuning om verschillende bronnen te combineren. Dit kunnen eigen business rules zijn, maar ook AI-functionaliteiten van cloud-leveranciers. Daarmee biedt het platform ondersteuning voor bijna iedere situatie, ongeacht hoe niche of uniek deze is.”

Het evalueren van de impact op werknemers, inclusief de eventueel benodigde omscholing is eveneens cruciaal om een soepele overgang te waarborgen. Het vooraf maken van deze strategische afwegingen is onmisbaar voor het succesvol automatiseren van je processen.

Welke technologieën gebruik je om bedrijfsprocessen te automatiseren?

Het automatiseren van bedrijfsprocessen gebeurt vrijwel altijd met een combinatie van technologieën. Welke technologie het meest geschikt is, hangt af van het type proces, de complexiteit en de bestaande IT-omgeving.

Veelgebruikte technologieën zijn:

• Low-code platforms om maatwerkapplicaties te bouwen die processen digitaliseren en systemen met elkaar verbinden
• RPA-oplossingen voor het automatiseren van repetitieve handelingen in bestaande applicaties
• AI-functionaliteiten om processen slimmer te maken, bijvoorbeeld door data-analyse, voorspellingen of automatische beslissingen
• Integraties met bestaande systemen zoals ERP-, CRM- of financiële software

Het is belangrijk dat technologie schaalbaar, veilig en goed te integreren is, zodat automatisering ook op de lange termijn waarde blijft leveren.

Wat zijn de grootste voordelen van het optimaliseren van bedrijfsprocessen met automatisering?

Het automatiseren van bedrijfsprocessen heeft veel voordelen. Dit zijn de vier belangrijkste:

1. Efficiëntieverbetering
   Door bedrijfsprocessen te automatiseren ben je minder tijd kwijt aan handmatige en repetitieve taken, waardoor processen sneller en nauwkeuriger verlopen. Dit resulteert in tijdsbesparing en lagere operationele kosten.
2. Kostenbesparing
   Door bedrijfsprocessen te automatiseren verbeter je de efficiëntie en voorkom je menselijke fouten. Daarmee kunnen bedrijven kosten verlagen, zoals arbeidskosten, materiaalverspilling en foutafhandeling, waardoor de winstgevendheid wordt verhoogd.
3. Betere besluitvorming
   Geautomatiseerde systemen genereren waardevolle gegevens en analyses in real-time, waardoor bedrijven snellere, geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Dit leidt tot een concurrentievoordeel en verbeterde klanttevredenheid. Al met al biedt automatisering bedrijven de mogelijkheid om effectiever en competitiever te opereren in een steeds digitalere zakelijke omgeving.
4. Tijd besparen en leuker werk
   Bart: “Met procesautomatisering kun je flink besparen op de tijd die je kwijt bent aan veelvoorkomende en terugkerende processen. Die besparing kan ervoor zorgen dat je als organisatie efficiënter wordt, of dat je meer tijd hebt om je te richten op initiatieven die echt waarde toevoegen aan je organisatie en die het werk voor collega’s leuker maken.”

Wat zijn de voordelen op de lange termijn?

Op de lange termijn levert procesautomatisering meer op dan alleen tijd- of kostenbesparing. Doordat processen consistenter verlopen en minder afhankelijk zijn van handmatig werk, neemt de foutgevoeligheid af en stijgt de betrouwbaarheid van de bedrijfsvoering.

Daarnaast ontstaat betere toegang tot realtime data en inzichten. Dit ondersteunt de besluitvorming en maakt organisaties wendbaarder. Automatisering maakt het bovendien eenvoudiger om processen mee te laten groeien met veranderingen in de organisatie of in de markt.

Tot slot heeft procesautomatisering impact op het werkplezier. Door routinematig werk te verminderen, kunnen medewerkers zich meer richten op inhoudelijk uitdagende taken die meer waarde toevoegen. Dat draagt bij aan duurzame inzetbaarheid en tevredenheid.

Wil jij jouw bedrijfsprocessen automatiseren?

Wil jij jouw bedrijfsprocessen automatiseren en kun je daar hulp bij gebruiken?
Onze consultants helpen je graag!
Neem contact met ons op!