KLM, een van de oudste en meest gerespecteerde luchtvaartmaatschappijen ter wereld, biedt sinds 1919 memorabele reiservaringen. Het bedrijf bedient jaarlijks miljoenen passagiers en blijft groeien, wat een constante focus vereist op de snelheid, precisie en schaalbaarheid van de vele bedrijfsprocessen. KLM begrijpt dat het uitbreiden van RPA (Robotic Process Automation) een belangrijke manier is om tegemoet te komen aan de behoeften van klanten en medewerkers. Daarom is het bedrijf een samenwerking aangegaan met Ciphix voor dit impactvolle initiatief.

KLM heeft Ciphix, samen met het KLM Digital Studio, ingeschakeld om het proces van het uitwisselen van vliegtuigonderdelen die gereinigd of onderhouden moeten worden, te stroomlijnen via een platform genaamd aeroexchange.com. Door de groei van het aantal bestellingen, werd dit werk – essentieel om meer dan 200 vliegtuigen in topconditie te houden – steeds tijdrovender en foutgevoeliger. Het uitwisselen van onderdelen vereist het snel en accuraat uitvoeren van repetitieve taken, wat een zware last is voor een menselijke werkvloer… maar een ideale taak voor een digitale werkvloer.

Door delen van dit proces te automatiseren, wilde KLM de tijd per onderdeel reduceren van één uur naar vijftien minuten. Dit was een ambitieuze doelstelling – precies het type uitdaging waar wij van houden. Gewapend met de tools om een volledig op maat gemaakte RPA-oplossing te bouwen en implementeren, was Ciphix klaar om in actie te komen.

Wat we hebben gebouwd

Het project begon met een grondige verkenning, waarbij we KLM’s proces voor het uitwisselen van onderdelen zorgvuldig analyseerden en de beste mogelijkheden voor automatisering identificeerden. Door het “as-is” proces – de manier waarop medewerkers het werk uitvoeren voordat RPA wordt geïmplementeerd – nauwkeurig te onderzoeken, konden we verschillende taken identificeren die overgenomen konden worden door software-robots. Met een gerichte strategie gingen we aan de slag om KLM de meest op maat gemaakte en robuuste oplossing te bieden.

Ciphix maakte gebruik van UiPath in combinatie met maatwerkontwikkeling om een digitale werkvloer van geavanceerde software-robots te creëren en implementeren, waarbij elke robot was ontworpen om de efficiëntie te verhogen door menselijke inspanning te minimaliseren. Deze robotisering vergemakkelijkt verschillende fasen van het uitwisselingsproces: wanneer een nieuwe bestelling binnenkomt, genereert een robot een retourlabel voor de klant om het onderdeel te verzenden. Bij de aankomst van de verzending scannen andere robots de barcode en verwerken ze het onderdeel via een terminaltoepassing om de geschiedenis en de financiële administratie bij te werken.

Onze RPA valideert ook door de klant aangeleverde gegevens, wat KLM waardevolle inzichten oplevert in het proces. Omdat elke robot alle statussen logt en rapporteert, hebben menselijke operators de controle en zichtbaarheid die nodig zijn om de efficiëntie voortdurend te verbeteren.

De impact

De software-robots van Ciphix werken nu al bijna zes maanden hard voor KLM Royal Dutch Airlines en nemen verschillende taken over die voorheen handmatig werden uitgevoerd. Deze digitale werkvloer, die KLM gemakkelijk kan opschalen bij veranderende volumes, vermindert tijd en kosten aanzienlijk en maakt het mogelijk voor medewerkers om zich te concentreren op meer boeiende taken.

Na al aanzienlijke waarde te hebben toegevoegd, is Ciphix gevraagd om ook andere onderdelen van KLM’s bedrijfsprocessen te optimaliseren, in nauwe samenwerking met de digitale transformatie van KLM. Deze voortdurende samenwerking benut de sterke punten van beide teams en maakt het voor KLM nog eenvoudiger om de lat hoger te leggen op het gebied van veiligheid, efficiëntie en uitzonderlijke service.