Realiseer real-time verwerking van e-mails met behulp van intelligente automatisering in outlook

Automatiseer uw Outlook e-mail processen

Het beheer van binnenkomende mail stromen kan vermoeiend zijn, maar onze Outlook automatiseringstool helpt u bij het beheren hiervan.

Lees meer
Terug naar alle oplossingen
Ciphix mail envelope icon

Waarom is het belangrijk om uw Outlook workflow te automatiseren?

Een RPA-robot kan mails binnenhalen, onderwerpen en mails voorlezen, mails versturen; in principe alle taken uitvoeren die een mens op Outlook ook uitvoert. Een software robot is echter veelzijdiger dan dat. Hij kan bijvoorbeeld voortdurend zoeken naar nieuwe mail en specifieke acties triggeren wanneer een mail wordt gevonden. Hij kan ook een mailbox met duizenden e-mails per dag doorgronden door naar onderwerpen te kijken en e-mails op die onderwerpen te classificeren.

De voordelen van geautomatiseerde tools binnen Outlook

Wat brengt het automatiseren van taken binnen Outlook voor onze klanten?

Snellere Doorvoer

Door een groot aantal e-mails in één keer te analyseren op de inhoud, zet de RPA robot de juiste trigger aan om het werk sneller af te krijgen. Op basis van regels worden e-mails vooraf gefilterd en gesorteerd per onderwerp.

Minimaliseert Menselijke Inspanning

Met behulp van de RPA robots, is het niet meer nodig om handmatig gegevens uit e-mails te halen. Natural Language Processing wordt gebruikt om e-mails te analyseren en vereiste gegevens op te halen. De rapporten die als resultaat moeten worden verzonden, worden ook geautomatiseerd. Dit zorgt ervoor dat de menselijke tussenkomst om deze regel-gebaseerde, alledaagse taken uit te voeren aanzienlijk wordt verminderd.

Minder Tijd én Minder fouten

Aangezien de inspanning voor minstens 60% wordt geautomatiseerd, worden ook de fouten tot 100% verminderd met behulp van de automatisering in Outlook. RPA-robots lezen en halen essentiële gegevens uit de mail, ondernemen de nodige acties en sturen een e-mail rapport naar de business controllers.
Dit maakt jaarlijks meerdere uren vrij die in productievere taken kunnen worden gestoken.

Snellere Doorvoer

Door een groot aantal e-mails in één keer te analyseren op de inhoud, zet de RPA robot de juiste trigger aan om het werk sneller af te krijgen. Op basis van regels worden e-mails vooraf gefilterd en gesorteerd per onderwerp.

Minimaliseert Menselijke Inspanning

Met behulp van de RPA robots, is het niet meer nodig om handmatig gegevens uit e-mails te halen. Natural Language Processing wordt gebruikt om e-mails te analyseren en vereiste gegevens op te halen. De rapporten die als resultaat moeten worden verzonden, worden ook geautomatiseerd. Dit zorgt ervoor dat de menselijke tussenkomst om deze regel-gebaseerde, alledaagse taken uit te voeren aanzienlijk wordt verminderd.

Minder Tijd én Minder fouten

Aangezien de inspanning voor minstens 60% wordt geautomatiseerd, worden ook de fouten tot 100% verminderd met behulp van de automatisering in Outlook. RPA-robots lezen en halen essentiële gegevens uit de mail, ondernemen de nodige acties en sturen een e-mail rapport naar de business controllers.
Dit maakt jaarlijks meerdere uren vrij die in productievere taken kunnen worden gestoken.

Nieuwsgierig naar onze oplossingen?

Wij helpen u graag.

Hoe werkt RPA e-mail automatisering?

De juiste manier vinden

De integratie tussen RPA software en Outlook kan op twee verschillende manieren gebeuren; via User Interface interactie en via API Calls.

Dezelfde logica als een mens

User Interface Interaction opent de applicatie en voert alle acties uit zoals een mens dat ook zou doen. Dit is de weg die minder bewandeld wordt. De e-mails worden gelezen op onderwerp en inhoud.

Externe diensten

Een beter alternatief zijn de snelle en robuuste API-calls die interactie tussen onze robot en applicatie via het internet mogelijk maken. Dit elimineert de noodzaak voor externe applicaties zonder de prestaties te beïnvloeden.

1000+

Wat zijn Outlook automatiseringstools?

Overspoeld worden met e-mails; iedereen herkent het wel. Of het nu gaat om support tickets, doorverwijzingen, facturen, credit nota’s, vragen, etc. Het is essentieel om deze e-mails snel te behandelen om een efficiënt proces te garanderen. Dit kan worden bereikt door onze automatiseringstools voor Outlook. Door veelvoorkomende en repetitieve taken te automatiseren, neemt de noodzaak voor handmatige taken af.

De RPA-gedreven digital workforce automatiseert op regel-gebaseerde taken, zoals gegevens uit e-mails halen of gegenereerde rapporten sturen naar de desbetreffende afdeling.

Realiseer automatisering in Outlook
Klantcases

“Automatisering in Outlook” met RPA

Met deze oplossing besparen klanten gemiddeld 1000+ uur per jaar. Door het elimineren van menselijke tussenkomst, zijn fouten aanzienlijk verminderd met minstens 60%.

Het verwerken van facturen, aanmaken van leningen, afhandeling van afwijzingen van, doorverwijzen van gevallen in gespecialiseerde gezondheidsklinieken, en het plannen van voorraden; dit zijn een paar voorbeelden van de vele situaties waarin gebruik is gemaakt van automatisering in Outlook. In deze situaties is door automatisering het werk efficiënt gedaan zonder de noodzaak om te controleren op fouten.

Ga naar klantcases

RPA wordt over het algemeen gebruikt om regelgebaseerde, repetitieve taken snel en efficiënt uit te voeren. Met behulp van de Outlook workflow automatisering waren klanten in staat om de volgende taken op de achtergrond uit te voeren, zonder dat er menselijke hulp nodig was:

  • Lezen/ opvragen van e-mails
  • Benodigde informatie uitlezen en ophalen
  • Bijgevoegde bestanden downloaden
  • Mails classificeren
  • Mails versturen naar personen
  • Mailbox bijhouden en triggers activeren
Geïntegreerde toepassingen voor deze case

Contact

Nieuwsgierig naar onze oplossingen?


We beantwoorden uw vragen graag op werkdagen tussen 09:00 en 18:00.